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归档文件整理规则实施的意义?

发布者:汇金信达

1.有利于机关档案业务建设的开展

第一,由于立卷工作过于繁琐、复杂,工作量大,效率低。专职档案人员的配备不能得到保证,兼职档案人员较多,而且经常更换,往往是刚刚熟悉立卷工作又被调岗。因此,每年的立卷工作很难按时完成。《规则》的颁布实施,满足了机关简化手工劳动的要求,在保证归档文件整理工作质量的同时,减少了人力占用,缩短了工作时间,提高了工作效率。同时由于其方法简便,也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。

第二,利于节省机关的财力物力和保持文件的原貌

机关档案工作是一项条件性很强的工作,所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决,而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制,这种资源往往是有限的,因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面,归档文件整理只是其中一项基础性工作。立卷工作需要的必备的工具和材料是要一定资金的,加之裁边、打孔等操作,直接破坏了档案原貌,其弊端更不待言。

第三,理顺机关档案工作职能

归档文件整理的目的是便于利用。改革归档文件整理方法,从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负,最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能,更好地提供利用,为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较,立卷本身存在许多固有的不足之处。例如,案卷的存在增加了检索层次,影响检索效率;案卷题名拟写随意性强,建立在其上的检索途径可靠性差;以案卷为单位提供利用,不同密级和不同事由的文件组合在一起,利用与保密要求矛盾尖锐;文件装订成卷,不利于复印、缩微、扫描等工作;而更重要的是,由于繁琐的立卷往往占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间,开发利用工作必然受到影响。《规则》推行以"件"为保管单位,从根本上克服了上述弊端,同时通过简化归档文件整理工作,对整理和利用之间的矛盾进行了调整,引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。

2.为档案馆业务建设奠定了基础

第一,便于档案馆控制档案进馆质量

由于档案室和档案馆利用需求不同,衡量档案保存价值的标准会发生变化,需要剔除那些不具备进馆价值的档案;由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确,移交进馆前就须返工重整。立卷条件下,往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况,就不得不拆卷重整,再重新装订。这样不但费事费力,还会给档案本身带来不必要的磨损。以"件"为保管单位,即使需要再加工,也不存在拆卷问题,直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案,以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有用的。

第二,利于档案馆向社会开放档案

档案馆不只是单纯收藏档案的场所,而是面向社会的科学文化事业单位,是档案信息服务的中心。《中华人民共和国档案法》规定:"国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放。"提供利用馆藏档案,必须严格区分开放和控制使用的范围,往往需要具体到每一份文件,而同一案卷内的文件,内容往往不单一。即使在立小卷的情况下,卷内不同文件在密级、价值等方面也不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行,利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用,还会影响其他档案的使用寿命。此外,由于强调案卷的整齐美观,档案人员往往组成比较厚的卷。这些案卷内容复杂,页数甚至多达200页左右,不易复印或缩微,限制了利用方式的多样化,给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定《规则》,推行文件级整理则可以很好地解决这个问题,为馆藏档案向社会利用铺平了道路。

第三,在缓解档案馆库房压力,提高检索的效率以及查全率、查准率等方面《规则》也可以起到显著的作用,为各级档案馆强化基础建设,更好地完成收集、保管、利用职能服务。

3.有利于实现档案现代化

第一,为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路;

第二,促进了机关文档一体化管理的实现;

第三,为设计合理的电子文件整理方法打下了基础。


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